Öğrenci İşleri Müdürlüğü

►Öğrenci İşleri Müdürü Görev Tanımı

Alanya Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; birimin gerekli tüm faaliyetlerinin, etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak. Bu bağlamda Öğrenci İşleri Müdürlüğü faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yerine getirilmesi için üstlerinin görüş, öneri ve direktifleri doğrultusunda birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirleyerek kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde, gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasıyla, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Rektöre, Rektör Yardımcısına ve Genel Sekretere karşı sorumludur.

Yetkileri

1. Üniversiteye kayıt olan öğrencilerin kayıtlarından mezuniyetine kadar olan aşamanın uygulanabilirliğini sağlamak.
2. Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri ve mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek üzere kullanılan Öğrenci Bilgi Sistemi yazılımının sürekli olarak mevzuatına uygun, ihtiyaca cevap verir şekilde çalışır durumda bulunmasını sağlamak. Yazılım ile ilgili olarak Daire Başkanlığı ve Kurum personelinin eğitilmesi konusunda tedbirler almak,
3. Eğitim -öğretim ve öğrencilerle ilgili işlem ve yazışmaların yapılmasını sağlamak.
4. Eğitim -öğretim ve öğrenci işleri ile ilgili akademik birimlere bilgi akışını sağlamak.
5. Öğrenci kimliklerinin, diplomaların ve diploma eklerinin basılmasını sağlamak.
6. Öğrenci İşleri Müdürlüğü ile ilgili İstatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini ve ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak.
7. Bologna Eşgüdüm Komisyonu üyesi olarak Kurumun Bologna Süreci dahilinde yapması gereken iş ve işlemlere ilişkin görev alanına giren işleri yapmak,
8. Alanya Üniversitesi Uluslararası Öğrenci Kabul Komisyonu üyesi olarak Üniversiteye kabul edilecek Uluslararası (Yabancı Uyruklu) öğrenciler ile ilgili görev alanına giren işleri yapmak,
9. Astlarına belirlenen politika ve faaliyetleri anlatmak ve bu politika ve faaliyetlerin yerine getirilmesini sağlamak.
10. Öğrenci İşleri Müdürlüğü bünyesinde görev yapan her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini sürdürmek.
11. Müdürlükte görev yapan personel arasında eşgüdümü sağlayarak düzenli çalışmayı sağlamak,
12. Müdürlük personelinin sorunlarını tespit etmek, çözüme kavuşturmak, gerektiğinde üst makamlara iletmek,
13. Kurum/kuruluş ve şahıslardan Müdürlüğe gelen yazıların cevaplandırılması için gerekli işlemleri yapmak,
14. Bilgi edinme yasası çerçevesinde,  Bilgi Edinme birimince talep edilen yazılara cevap vermek,
15. Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek,
16. Görev ve  sorumluluklarını yerine getirirken Planlayarak Uygulamak ve uygulama esnasında gerekli Kontrolleri yaparak,  sonuca ulaşmaya engel olacak risklere karşı gerekli Önlemleri almak.(PUKÖ)
17. Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak,
18. Yetkili amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

1. Üst yönetim tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Öğrenci İşleri Müdürlüğünün vizyonu ve misyonu doğrultusunda gerekli tüm faaliyetlerin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmalar yapmak,
2. Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri ve mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek üzere kullanılan Öğrenci Bilgi Sistemi yazılımının sürekli olarak mevzuatına uygun, ihtiyaca cevap verir şekilde çalışır durumda bulunması sağlamak,
3. Öğrenci Bilgi Sistemi kullanıcılarının tanımını ve yetkilendirmesini yapmak,
4. Öğrenci Bilgi Sistemi kullanıcılarına yazılım ile ilgili destek vermek,  
5. Giden evrakların birer suretlerinin ilgili dosyalarda muhafazasını sağlamak,
6. Akademik birimlerimiz tarafından düzenlenen ve işlem yapılan not bildirim ve not düzeltme formlarının Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinden kontrolünü yapmak,
7. Müdürlüğümüz tarafından işlem yapılan yatay geçiş, dikey geçiş vb. yollarla Üniversitemize kayıt yaptıran öğrencilerin önceki öğrenimlerinin tanınmasına ilişkin kredi ve başarı puanı transferi ve muafiyet işlemlerinin Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinden kontrolünü sağlamak, 
8. Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinden öğrenci ve personele e-posta, kısa mesaj (sms) ve duyuru yolu ile bilgilendirme yapmak,  
9. Yeni kurulan yükseköğretim programlarının müfredat ve diğer bilgilerinin Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinde oluşturulmasını ve güncellenmesini sağlamak, 
10. EBYS üzerinden gereğine havale edilen yazı ve dilekçelere ilişkin olarak iş, işlem ve yazışmaları yapmak,
11. Müdürlüğün internet sayfasının görev alanına giren kısımlarında veri girişi ve güncelleme yapmak,
12. Sorumluluğunda bulunan veya kullanımına verilen demirbaş ve sarf malzemesini hizmetin gerektirdiği şekilde kullanmak, gerektiğinde temizlik, bakım ve onarımını yapmak veya yapılmasını sağlamak,
13. Görev ve  sorumluluklarını yerine getirirken Planlayarak Uygulamak ve uygulama esnasında gerekli Kontrolleri yaparak, sonuca ulaşmaya engel olacak risklere karşı gerekli Önlemleri almak,(PUKÖ)
14. Yetkili amirin vereceği diğer görevleri yapmak,
15. Yılsonu itibariyle saklanması, yok edilmesi ve arşive gönderilmesi gereken evrakın belirlenerek söz konusu işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak,
16. Görev yaptığı birimdeki resmi iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak yapmak ve kontrol etmek,
17. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, YÖK Kanun, Yönetmelik, Usul ve Esasların takibini yapmak.

1. İlk kayıt ve kayıt yenileme tarihlerini uygun araçlarla ilan etmek,
2. Birim tarafından ilan edilmesi gereken kontenjanları (yatay geçiş, vs. ) ilan etmek,
3. Öğrencileri ilgilendiren her türlü Müdürlüğe ait duyuruları ilan etmek,
4. Öğrencilerin kayıt işlemlerini ve evraklarını kontrol etmek, usulüne uygun olarak saklamak,
5. Öğrenci kayıtları ve diğer istatistiki bilgiler hususunda raporlama yapmak,
6. Öğrencileri, Öğrenci Bilgi Sisteminin kullanımı konusunda bilgilendirmek, şifreleri ile ilgili işlemleri yapmak,
7. Öğrencilerin kimliklerini teslim etmek, öğrencilerin okulla ilişiğini kestiği durumlarda öğrenci kimliklerini geri almak,
8. Erkek öğrencilerin askerlik ile ilgili işlemlerini yapmak,
9. Öğrencilerin bursları ile ilgili işlemleri yapmak, yazışmaları yürütmek,
10. Öğrencilerin Öğrenci İşleri Müdürlüğü yetkisi kapsamında tebligatlarını yapmak,
11. Öğrencilerin disiplin soruşturması ve cezaları ile ilgili evraklarını usulüne uygun olarak teslim almak, gereğini yapmak, saklamak,
12. Sınav Evraklarını teslim almak, arşivde saklamak.
13. Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.